I Simphony kan du gruppera dina artiklar i tre nivåer. Artiklar, det du säljer. Familjegrupper, där du kan gruppera liknande artiklar och Huvudgrupper där du kan gruppera ihop Familjegrupperna.
Du som arbetar i Simphony är nog mer van med de engelska begreppen,
Articles, Family Groups och Major Groups.
Det finns många olika sätt att lägga upp sina artiklar och gruppera dom. Artiklar är normalt det du säljer, som kunden uppfattar som en sak. Fläskstek med potatis, Ostburgare liten, Cola light stor och så vidare, kort sagt det som ger EN rad på kvittot. Beroende på din verksamhet kan det ingå en massa olika delar i en artikel, Fläskstek med potatis innehåller viss mängd fläsk, viss mängd potatis, smör/olja, grönsaker av olika slag och så vidare. Uppdelningen ligger då normalt inte i Simphony utan i ett kökssystem.
I Familjegrupper grupperar du liknande artiklar, alla olika hamburgare hamnar i gruppen Burgare, all läsk i Gruppen läsk och så vidare. Hur artiklarna grupperas kan skilja mycket. Det kan baseras på vad du säljer (pastarätt, kötträtt, vegetarisk) men också när du säljer (frukost, lunch, middag). Här finns inget rätt eller fel, det handlar om hur din verksamhet är uppbyggd.
Huvudgrupper är precis som Familjegrupper ett sätt att gruppera din försäljning. Att ha få huvudgrupper ger dig ett snabbt sätt att se hur försäljningen går i de olika restaurangerna/butikerna. Du kan snabbt jämföra hur mycket mat säljs, hur mycket dryck, hur mycket vin och så vidare.
Det är upp till dig att anpassa de olika grupperna till din verksamhet förutom när det kommer till din bokföring, för då kommer lagar och regler in. Lagar och regler är olika i olika länder (och under olika tidsperioder) vilket du kommer märka om du har verksamhet i flera länder.
I Sverige säger skatteverket att ”kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag”. Det vill säga att det du säljer idag skall bokföras imorgon. Kortbetalning, faktura och liknande är inte ”kontanta” enligt skatteverket MEN de säger också att ”bokföring ska ske så snart företaget har tillräckligt med uppgifter för att kunna bokföra affärshändelsen på ett godtagbart sätt”.
Samtidigt finns det undantag av olika slag, kontrollera alltid med din revisor/byrå innan du bestämmer dig för hur du vill lägga upp din bokföring.
Tänk dock på att en uppdaterad bokföring ger ett bra sätt att ser hur det går för bolaget.
Hur skall du då lägga upp dina grupper för att enklast bokföra din dagförsäljning, med ImportOracle eller manuellt? ImportOracle kan bokföra antingen på Familjegrupp eller Huvudgrupp. Normalt används Huvudgrupper för dagförsäljning då verifikationer med få rader är lättare att läsa och tar mindre plats men det kan finnas anledning att ha mer utförliga verifikationer. Din revisor/byrå kanske hellre tittar i bokföringen än att läsa på de utskrifter du gör från Simphony.
Beroende på din verksamhet kan du behöva redovisa mer noggrant. Alkoholtillstånd är ett vanligt exempel. Då kan du inte bara redovisa såld dryck utan skall också särredovisa öl/vin/starksprit. Tänk också på att allt måste momsfördelas. Vi har i Sverige länge haft relativt enkel moms, 12% på mat och dryck, 25% på alkohol. Detta kommer att ändras under 2026, då får vi en period, 1 april till 31 december med sänkt matmoms MEN momssatsen beror på om maten äts på plats 12%) eller om den levereras till kunden (6%), samma uppdelning har funnits i Tyskland men försvinner 31/12-25.
Danmark är att föredra, där kan du i princip bokföra all försäljning i en klump, mat/dryck/alkohol har samma moms och behöver inte särredovisas via bokföringen.
Ett förslag på Huvudgrupper för (verksamhet i Sverige) kan vara:
Mat 12% moms
Alkoholfri dryck 12% moms
Öl och cider 25% moms
Vin 25% moms
Starksprit 25% moms
Sen tillkommer ofta grupp för Condiments och kanske Merch.
Att bokföra din dagförsäljning är inte svårt men väl tidskrävande.
Har du möjlighet, tänk till före du skapar din grupper och kontrollera med din revisor/byrå hur det helst ser att bokföringen går till. Vill du automatisera, kontakta JMA om ImportOracle!